日本とアメリカの国際特許事務所「横井内外国特許事務所」の国内の特許・商標・意匠、米国の知財に関する一口メモ

IPBOOK.cloudのアップデート:商標の更新開始日の計算

更新期限が８／３１である場合、その６ヶ月前は、ＰＨＰで計算すると、３／３となることが分かりました。２月が２８日までしかないためです。

月末処理として、このような事案では、８／３１の６ヶ月前を２／２８とし、その翌日である３／１を更新開始日とするようにプログラムを変更しました。

IPBOOK.cloudのアップデート：フリーキーワードでの検索

いわゆるフリーキーワードでの検索で、最終処分の有無で限定する機能を加えました。

これまでは、
最終処分の有無で限定しない。つまり、最終処分が入っているものも、入っていないものも、全てを検索対象としていた。

今後は、
最終処分の有無で限定できる。つまり、最終処分が入っていないものだけに限って検索対象とすることもできる。従来どおり、全てを検索対象とすることは可能であり、これがデフォルトの設定です。

限定したい場合には、ラジオボタンをチェックします。従来どおりの操作であれば、従来どおりに限定しない検索が行われます。

古いクライアントが倒産したような場合、未処理の案件が無いか確認できるようになります。

IPBOOK.cloudのアップデート

企業ユーザー向けの機能追加をしました。

企業ユーザー様から、経費管理したいというご要望を戴きました。
このため、経費の入力と集計を行えるようにしました。

具体的には、
１：中間処理毎に経費を入力できるようにし、
２：中間管理で入力している経費と、年金の支払額とを、期間指定して集計できるようにしました。

なお、事務所ユーザー様は、こういった機能は使わないと思い、表示しないようにしています。

IPBOOK.cloudのアップデート
年金管理案件を分かりやすく表示するようにしました。
これまで、年金管理しているか否かは、「年金管理」の画面でしか判断できませんでした。
今回、基本ＤＡＴＡの画面に、年金管理していることを表示するようにしました。基本ＤＡＴＡの画面が開くと整理番号などを表示するところにオレンジ色で「＝年金管理案件＝」と表示していますので、すぐに判断できます。

IPBOOK.cloudのアップデート
検索後のリスト表示で削除を選択すると、確認画面を表示するように変更しました。

IPBOOK.cloudは、削除を選択しても、実際には削除マークをつけているだけでデータは残っています。このため、復活のご希望をお知らせいただければ、個別に復活させることができます。

更新ボタンと、削除ボタンとが、隣同士であるため、間違えてしまうことがあるとのことで、今回、確認画面を表示するようにしました。

IPBOOK.cloudは、ご利用者のご希望をお聞きして使い勝手を改善しております。ご希望があれば、お気軽にお知らせください。

以前、ユーザーのご希望をいただき、請求書発行機能を開発しておりました。

ただ、請求書発光機能は、事務所の会計処理に応じて選ばれることが多く、ご用意していてもご利用になられない事務所が多いです。

当所でも別のソフトを利用していたのですが、今回、本格的にこの請求書発行機能を利用することになり、改良を進めております。

ベースは、姉妹ソフトである上位版のIPBOOKの請求処理ですが、IPBOOK.cloudは、操作性を簡易にすることが主眼にしており、いくつかの機能の追加もしております。

ご興味がある場合は、お気軽にお問い合わせ下さい。ご利用されても費用の追加はありません。

IPBOOK.cloudのアップデート：包袋印刷の事務所用に年金バージョンを作成しました

年金管理を始めた包袋の表紙印刷の場合、これまでは年金支払い状況は２ページ目に印刷されていたのを、１ページの書誌事項の下に印刷する様にしました。

包袋の表紙を包袋に貼る際、クリアフォルダーの様な透明の市販の袋を貼り付けておき、表紙が更新されると古い表紙を新しい表紙に入れ替えるということが可能です。

年金管理をしている包袋の場合、両面印刷の場合は年金支払い状況が２ページ目に印刷されると、その面を表にして入れたいところですが、そうすると包袋の整理番号が裏になってしまいます。

一方、年金管理している包袋で中間管理の状況を確認する必要性が薄いので表面に表示しておく必要性は少ないと言えます。

このため、年金用の表紙印刷を用意し、先に年金の支払い状況、その後で中間経緯を印刷する様にしました。

これまでのものも選べますので、必要に応じて選んでみてください。

IPBOOK.cloudのアップデート

審査請求期限の通知を必要とするクライアントと、そうでないクライアントがあります。自社管理されているクライアントは、不要と指定されるところが少なくありません。このため、IPBOOK.cloudでは、通知を不要とすることができ、その場合は期限管理にのりません。

ただ、そのことが分かりやすいように、包袋表紙印刷に赤字で表示するようにして欲しいとのリクエストがありました。このことはクライアントにおいて明示されるようにすべきと思いクライアント用の包袋表紙印刷で表示されるようにしました。特許事務所用の包袋印刷では今のところ表示はしておりません。

これに関連するのが最終処分です。最終処分に何かが入力されていると期限管理の対象外となります。以前は当所では「終結」とスタンプを押しておりました。これについても包袋表紙印刷において、最終処分のところに何かが入力されていれば、「期限管理対象外」と赤字で表示するようにしました。

データ移行のこと

最近、データ移行をちょくちょくやります。別の特許管理ソフトの入力済みデータを、IPBOOK.cloudで使えるデータに変換し、IPBOOK.cloudでそのまま入力を続けていける様にするためにデータを移行します。

私どもが最初に使っていた今はなき高額な特許管理ソフトでは、本当にたくさんのテーブルがあって、それらを統一させるために大変な変換ソフトを作ってきました。

そういう経験がありますので、大概の特許管理ソフトや、エクセルで管理されていたデータであれば、簡単にデータ移行できちゃいます。

特許管理ソフトごとに癖がありますので、IPBOOK.cloudでは管理してないものもあります。ですが、データ移行するときはできるだけそういったデータも備考の中に加えておくようにしております。

ユーザーが自由にＣＳＶデータを取り込めないのか？とも聞かれるのですが、クラウドサービスなので、他の利用者のデータに影響を与えることがないようにするためにも、ご依頼いただく様にしております。無料ですし。

それと、先に書きました様に、事務所様ごとにデータ移行プログラムを書き換えることで、IPBOOK.cloudでは管理してない項目も消さない様にしております。

IPBOOK.cloudのアップデート：タイムレコーダーの機能の追加

あるご利用者のご依頼にお応えして出勤管理の機能を加えました。従来のタイムレコーダーの機能と考えていただいて結構です。
出勤時、退社時に、画面のボタンをクリックすると、それぞれの時間が記録されます。
押し忘れたときのために手動による修正も可能です。修正は可能ですが、最初に記録した日時も常に記録されています。
有休を利用するか否かの記録も可能です。
残業の記録及び月次の累積計算も可能です。
上司による承認の機能もあります。
毎月、一覧表として印刷する機能もあります。
同時に日報を記録する機能も作りました。

これらは無料で使えますが、ご利用いただくにはご希望の旨のご連絡をお願いします。こちらで管理データを修正することで、画面に表示されるようになります。

IPBOOK.cloudは、特許事務所の事務負担を減らせるような機能は積極的に加えていきます。ご利用者の方からのリクエストをお待ちしております。