日本とアメリカの国際特許事務所「横井内外国特許事務所」の国内の特許・商標・意匠、米国の知財に関する一口メモ「2021年5月 」

IPBOOKでは、願番に基づいて、Ｊｐｌａｔｐａｔの公報ページを開くことができます。その公報ページの書誌情報に基づいて期限管理などに必要な情報をデータベースに取り込むことができるようになりました。
過去の案件でも、正確なデータに基づいて期限管理を行うことができるようになります。

IPBOOKでは、データベースの内容を型に埋め込んで印刷を行うことができます。差し込み印刷のようなものです。その型のことを帳票と呼んでいます。帳票は、自由にデザインすることができます。
これまで、帳票は、ユーザーがご自身の事務所の様式に合わせて作成することを想定しており、ごく少数の帳票だけを添付しておりました。
今回、日常業務で利用できるように帳票をセットにして提供することにしました。国内出願、外国出願、国際特許出願、欧州特許出願、米国特許出願用に、すぐに利用できる帳票を約１１０個作成しておきました。
これでどなたでもすぐにクライアントに書状を簡単に送ることができます。非常に便利ですが、唯一のデメリットは、たくさんありすぎることかもしれません（冗談）。
※当初、ユーザーがプログラムすることなく、印刷物をカスタマイズできるようにするのは、絶対に無理と言われたんですよ。すごく苦労しました。

入力ミスに関して、出願プルーフ、出願の受領書、庁発送書類のプルーフに基づいてチェックできるようにしました。

データベースの運用で怖いのがデータの入力ミスです。一般的にはダブルチェックをしていると思います。IPBOOKでは、特許庁の書誌情報を利用して入力ミスを発見できるようにしています。この機能を利用すれば、特許庁の書誌情報と比較しますから、これ以上の安心はありません。
期限管理はデータベースの日付に基づいていますから、期限管理の基本となる日付情報の正確さが最も重要です。
この機能は、日付情報だけでなく、主要な番号情報についても比較確認します。

データベースを利用していると、クライアントのユーザーコードなどを入力する機会が多くなります。IPBOOKはこれまでもこのコード入力をできるだけ簡易にできるような工夫はしてきています。
今回、よく参照するクライアントの上位１０社を表示するようにしました。参照頻度は日々更新されるようにしているので、順位は日々変更する可能性はあります。
コード入力画面の最初に表示されているので、該当するものが表示されていれば、ワンタッチで入力できるます。

クラウドの利用は、玄関の扉が大通りに面しているようなものです。鍵となるパスワードとＩＤが漏洩したら、普通なら即座に侵入可能となります。
このため、IPBOOKでは、事務所内の重要なファイルをクラウドに保存しませんが、管理データだけはクラウドに保存します。
管理データだけなら漏洩したとしても新規性を喪失するということにはなりませんし、侵入者も管理データを見ても発明の内容は分かりません。
IPBOOKは、セキュリティは万全のつもりですが、それでもログイン履歴を見ることができるようにしました。自分以外のログイン履歴を発見したら、要注意ですから。管理者による対策もすべきですが、まずは自分のパスワードを変更することで、さらなるハッキングは防止できます。