日本とアメリカの国際特許事務所「横井内外国特許事務所」の国内の特許・商標・意匠、米国の知財に関する一口メモ「2022年10月 」

IPBOOK.cloudのアップデートのお知らせ
今回は、IPBOOK.cloudではないのですが、関連ソフトの進捗状況をお知らせします。
J&T 文書管理ソフトでは、全文検索に対応しております。
一般の会社であれば、契約書、見積書、提案書といった文書を一元的に管理し、部署間での共用や、重複保存を避けられるというメリットがあります。
操作も簡単で、新規保存と、検索編集という二択の選択画面から操作できます。

特許事務所の場合、提出済み書類の保存にもご利用できます。
このとき、明細書のテキスト全文をコピペで貼り付けておくことができ、それに対する全文検索が可能になります。
必ず含む用語、含んでいれば除外する用語を指定して、絞り込みが可能です。

今年は、メッセナゴヤ２０２２に出展しており、デモンストレーションも行います。オンライン展示も開催され、動画をアップロードしてありますので、ご覧になれます。

ご興味がありましたら、ご連絡ください。

IPBOOK.cloudのアップデート
発送書類が複数ある場合、それぞれについて、IPBOOK.cloudに登録する必要があります。
これまでは、発送書類に対応する案件を検索してから自動取得（クリップボード抽出）して追加する必要がありました。従って、複数の発送書類がある時は、検索→中間管理→新規追加とたどって操作する必要があります。発送書類がたくさんあると、作業も増えてしまいました。

今回のアップデートにより、自動取得（クリップボード抽出）したら、発送書類の整理番号の案件を探して追加することができます。従って、インターネットソフトで発送書類を表示し、インターネットソフトの操作でデータコピーし、IPBOOK.cloudに飛んで、新規追加の｛クリップボード抽出｝｛追加｝をクリックすれば、すぐさまその案件として登録されます。
発送書類毎に、インターネットソフトで２つのクリック、IPBOOK.cloudで２つのクリック、程度で、どんどん入力できます。

IPBOOK.cloudのアップデート：スキャナー保存
スキャナー保存をご存じでしょうか？
電子帳簿保存法によって実は来年からは電子版の請求書を紙で保存することができなくなります。請求書を電子版と紙版とそれぞれ保存する二重の管理が必要になります。
一方で、紙版の請求書は電子保存して原本廃棄することができるようになりました。このため、紙版の伝票も電子版と一元管理するのが好都合でしょう。
J&Tシステムズでは、安価に運用できて、操作が簡単、経理の負担も少なくできるシステムの提供を開始します。
例えば、立替費用の精算などでは、立て替えた人がレシートをスマホで撮影し、タイトルに金額、日付、支払先の情報を書いて、会社のあるメールアドレスに送るだけで、スキャナー保存が完了します。経理が入力する必要はありません。

IPBOOK.cloudのアップデート：文書管理管理ソフト
IPBOOK.cloudの姉妹ソフトとして文書管理を開発しました。
会社や事務所には各種契約書を始め、様々な書類が保存されています。また、見積書を受け取ったり、送ったりしています。
現物の書類のファイリング技術については様々な書籍も販売されています。一方、電子化されていると、フォルダを階層化して分類していますが、ときに分類は悩みの種で、二つのフォルダのどちらに分類すべきか悩んだり、あるいは結果としてほぼ同じ内容のフォルダが全く別のところに作られたりします。
開発した文書管理は、新規保存か、検索編集かという二択のメニューなので分かりやすく、検索も様々な項目でキーワードを使って絞り込み、見つけ出すことが可能です。
共用クラウド運用、個別クラウド運用、イントラネット運用など、ご相談に応じることが可能です。ご興味があれば、デモンストレーションをさせていただきます。

IPBOOK.cloudのアップデート IDS管理機能の追加
ＵＳ出願のＩＤＳの管理を簡単にしたいというリクエストがありましたので、ツールを作成しました。
各案件についてファミリー関係を調査し、そのファミリーで引用された文献をＩＤＳ文献として管理できます。
ＵＳ出願が含まれるファミリーで新たに文献が引用されたときに、ＩＤＳ未提出なのか、提出済みなのか、簡単に管理できます。
現在、試験サーバーで試験中です。一通り稼働していますが、今しばらく動作確認してから、運用サーバーに追加します。