日本とアメリカの国際特許事務所「横井内外国特許事務所」の国内の特許・商標・意匠、米国の知財に関する一口メモ

IPBOOKでは、願番に基づいて、Ｊｐｌａｔｐａｔの公報ページを開くことができます。その公報ページの書誌情報に基づいて期限管理などに必要な情報をデータベースに取り込むことができるようになりました。
過去の案件でも、正確なデータに基づいて期限管理を行うことができるようになります。

IPBOOKでは、データベースの内容を型に埋め込んで印刷を行うことができます。差し込み印刷のようなものです。その型のことを帳票と呼んでいます。帳票は、自由にデザインすることができます。
これまで、帳票は、ユーザーがご自身の事務所の様式に合わせて作成することを想定しており、ごく少数の帳票だけを添付しておりました。
今回、日常業務で利用できるように帳票をセットにして提供することにしました。国内出願、外国出願、国際特許出願、欧州特許出願、米国特許出願用に、すぐに利用できる帳票を約１１０個作成しておきました。
これでどなたでもすぐにクライアントに書状を簡単に送ることができます。非常に便利ですが、唯一のデメリットは、たくさんありすぎることかもしれません（冗談）。
※当初、ユーザーがプログラムすることなく、印刷物をカスタマイズできるようにするのは、絶対に無理と言われたんですよ。すごく苦労しました。

入力ミスに関して、出願プルーフ、出願の受領書、庁発送書類のプルーフに基づいてチェックできるようにしました。

データベースの運用で怖いのがデータの入力ミスです。一般的にはダブルチェックをしていると思います。IPBOOKでは、特許庁の書誌情報を利用して入力ミスを発見できるようにしています。この機能を利用すれば、特許庁の書誌情報と比較しますから、これ以上の安心はありません。
期限管理はデータベースの日付に基づいていますから、期限管理の基本となる日付情報の正確さが最も重要です。
この機能は、日付情報だけでなく、主要な番号情報についても比較確認します。

データベースを利用していると、クライアントのユーザーコードなどを入力する機会が多くなります。IPBOOKはこれまでもこのコード入力をできるだけ簡易にできるような工夫はしてきています。
今回、よく参照するクライアントの上位１０社を表示するようにしました。参照頻度は日々更新されるようにしているので、順位は日々変更する可能性はあります。
コード入力画面の最初に表示されているので、該当するものが表示されていれば、ワンタッチで入力できるます。

クラウドの利用は、玄関の扉が大通りに面しているようなものです。鍵となるパスワードとＩＤが漏洩したら、普通なら即座に侵入可能となります。
このため、IPBOOKでは、事務所内の重要なファイルをクラウドに保存しませんが、管理データだけはクラウドに保存します。
管理データだけなら漏洩したとしても新規性を喪失するということにはなりませんし、侵入者も管理データを見ても発明の内容は分かりません。
IPBOOKは、セキュリティは万全のつもりですが、それでもログイン履歴を見ることができるようにしました。自分以外のログイン履歴を発見したら、要注意ですから。管理者による対策もすべきですが、まずは自分のパスワードを変更することで、さらなるハッキングは防止できます。

IPBOOKは弁理士が、弁理士のために開発してきています。近年、弁理士とクライアントとの間でもめ事が発生することが多いと聞きます。懲戒処分もなされています。当方はこういった不幸な事実を防止することになんとか貢献できないかと常々思っております。

弁理士の業務のうち、期限管理は非常に大切です。それは皆さん痛感されており、そのために特許管理システムを導入したり、エクセルなどで自作の管理システムを作られています。

特許管理システムを導入されている方は、それぞれの便利さはともかくとして、期限管理はできていると思います。エクセルなどで管理されている方は、どうでしょうか。当方はそういった方の管理を危惧しています。そのため、そういった不安な状況を打破していただけるように特許管理システムを開発しました。

特許管理システムを導入する上での障壁は何でしょうか？コストと手間でしょう。

大規模な事務所であればコストは大きな問題ではないでしょうが、中小規模となると特許管理システムの費用は大きな負担になると思います。

当所が開発したシステムはできるだけリーズナブルにしているつもりです。ですが、それでも毎月１６５００円の出費は大きいと思われるところもあると思います。当所の特許管理システムが、特許管理に加えて特許事務所の各種の管理ができるようにしているのは、この経費を実質的にゼロにするためです。

確かに１６５００円の出費はあるにしても、それ以外の出費を抑えることができれば、実質的にゼロにできると考えました。技術スタッフの作業時間を減らし、事務スタッフの作業時間を減らすことができれば、実質的にゼロと言えないでしょうか。

現時点では、各種の工夫に加えて、勤怠管理や、立替経費処理、給与計算をシステムで行うことができています。給与計算は、難しい処理ではないですが、計算結果の見直しを含めて作業時間はかなりかかるものです。

ものは試しです。無料でトライアルができます。一度やってみませんか。エクセルよりも多数の項目を管理できますし、日々、プログラムの精査も行っていますので、安心です。安心を得て、作業時間を減らすことができますよ。

当所が開発している特許管理システムであるIPBOOKはＩＤとパスワードが漏洩したとしても、関係者以外はログインできない仕組みを作っています。今回は、さらにその機能をアップデートしました。できる限り簡易な方法でセキュリティを向上できるように、今後もこういったアップデートをしていきます。
詳しいことを記載することは、セキュリティ上好ましくないので、ここではお知らせしませんが、無料のデモをご希望の方にはお知らせできます。
ご検討ください。

２０２１年４月７日～９日に開催された法務知財エキスポに出展します。出展内容は、主に以下の３つです。
・ＩＰＢＯＯＫ（特許版）統合型事務所管理システム（知財管理システム）のご案内。
・ｉＰＡＲＣ文書管理：クラウドを使わない安全なリモートアクセスシステム
・ＩＰＢＯＯＫ（汎用版）一般企業用、タスク管理および統合型事務所管理システムのご案内。

１．概要
・アップデート
給与計算システムを組み込みました。毎月の変動要素を入力すれば、社保、源泉徴収を含めて計算し、給与明細を発行できます。
電子メールの送受信にＧｍａｉｌを対応させました。書類の印刷の発展系として、直にメールで送信することができていますが、Ｇｍａｉｌでも送受信ができるようになりました。

（従来からの説明）
統合型事務所管理システムは、出願から年金管理までの管理を行う知財管理システムをコアとして、労務管理や、経理管理を含めました。知財管理を行いつつ、特許事務所で必要となる他の業務を一元的に管理できるシステムです。
価格はリーズナブルで、信頼性及び機能はとても高いものとなっています。

２．ターゲット
・アップデート
核となる管理対象は特許などでしたが、管理対象として一般的な業務のタスク管理ができるようにしました。リモートワーク支援に加え、日常の業務として仕事の「見える化」を促し、勤怠管理をタスク単位で行えます。ワークフローや、電子承認も実現しているので、一般的な企業の通常の業務管理に利用できるようになりました。

（従来からの説明）
このシステムは特許事務所をターゲットとして開発しましたが、知財管理システムをコアとしておりますから、企業でもお使いいただけます。

３．システム構成
・アップデート
給与計算システム、タスク管理システム（日常業務の見える化）、電子メール記録がＧｍａｉｌ対応

（従来からの説明）
知財管理システム、労務管理システム、経理管理システム、施設予約システム、文書管理システム、グループウェア、電子メール記録

４．グループウェア
このシステムにはグループウェアも含まれております。グループウェアのシステムに関しては、特許事務所向けにチューニングした部分と、企業向けにチューニングした部分とを

含んでおります。特許事務所で必要となる情報共有に加え、企業で必要となるワッチングなどの回覧処理とか、発明改善提案の掘り起こしなどを掲示板ベースで行なえます。
グループウェアはクラウド運用が好ましいと思います。本体のシステムをクラウド運用しないケースもありますので、別システムとしています。

５．開発背景
主な開発方針は、１）ＷＥＢブラウザで操作できること、２）専用の個別のプログラム言語で組んだシステムと同等の機能を実現できることです。実は、両者は実は相反する性質を持っています。

専用の個別のプログラム言語を使い、専用の管理システムを組むことは正直なところ非常に簡単です。難しいことはありません。ですが、一般のＷＥＢブラウザで操作できるようにするためにはユーザーインターフェースの問題、非同期通信である問題などから、困難性を伴います。

当所でも相反する性質を克服するために開始しては頓挫するということを経て、３年かけて開発に至りました。

６．費用
・アップデート
一般企業：月３万円、契約時に２０万円（カスタマイズしてご提供するため）
特許事務所：月１５０００円、３００００円、６００００円のいずれか、インストール時に３万円

（従来からの説明）
上述したような開発経緯を経ていはいますが、ＩＴ企業として開発してきたわけではありません。一般的な開発費用を回収しなければならないというわけではないので、リーズナブルな価格設定を実現できました。

費用は非常にリーズナブルです。展示会でも皆さんからそのようにおっしゃっていただけました。一方、価格はリーズナブルではありますが、内容は価格を遙かに超えるものとなっています。

特許事務所向けには、弁理士の数で事務所規模を区分けさせていただき、使用料を決定させていただきます。月額ベースでの使用料支払いがリーズナブルとなっています。

費用は、使用料部分と、メンテナンス部分とから構成されます。事務所の場合は月額１５０００円からとなっています。

７．メンテナンス
・アップデート
年に２回の内容見直しを行います。
文書管理を行わない場合は、年に１回訪問させていただきます。

（従来の説明）
特徴として、必ずサーバー設置場所を年３回訪問させていただき、予防的故障診断をし、その時々に応じたハードウェアに関するアドバイスをさせていただきます。
このシステムに必要なハードウェア特に高額なものを求めていません。予防的故障診断で交換するべきものも、ハードディスクなどの安価な交換をご提案するに過ぎません。ですが、転ばぬ先の杖という視点で、２年に１度くらいのペースで数万円のハードディスク交換であればご了承いただけるのではないでしょうか。もちろん、アドバイスですから、採用するか否かの判断はご利用者です。

８．人材
独自の人材（プログラマー）ネットワークがあるので、低価格で開発を維持できますし、将来性の心配もありません。

当所が開発したＩＰＰＲＯシリーズ（統合型事務所管理システム・知財管理システム）は、特許事務所がテレワーク環境を構築するにあたって鍵となります。

特設ページを作って解説をしております。
ご興味のある方は、是非、ご参照ください。

http://http://ippro.xsrv.jp/telework.php

現時点では、この特設ページ自体を逐次修正を加えているので、一部工事中であるかもしれません。ご理解お願いします。

ネットで調べると、テレワークについていろいろな解説はあると思います。サービス業者も多々ありますし、その性能を数値を使って説明しています。

ですが、ネットワークというものはなかなかその数値だけでは判断できないものです。数値だけで性能の判断をするのは危険です。

また、特許事務所の将来像も踏まえて総合的に検討していただきたいと思います。
ご質問等があれば、お気軽にご連絡ください。